1. Systemvoraussetzungen

Zur Ausführung des MD Adressbuch Team benötigen Sie lediglich einen aktuellen Webbrowser. Wir empfehlen Google Chrome. Für die Nutzung der verschiedenen Schnittstellen sollte ein Microsoft Office Paket ab Version 2010 (MS Word, MS Excel und MS Outlook) installiert sein. Die Anwendung ist für die Arbeit am Arbeitsplatz mit einer Bildschirmauflösung von mindestens 1920x1080 (Full-HD) optimiert. Eine APP für das mobile Arbeiten ist bereits in Planung.

2. Datenstruktur und Begrifflichkeiten

Bevor Sie mit der Arbeit beginnen ist es wichtig, dass Sie die zu Grunde liegende Datenstruktur verstanden haben. Die Person steht im Mittelpunkt von jedem angelegten Datensatz. Ein Kontakt ist eine Zusammenfassung von den Daten zur Person, Notizen und der Privatadresse. Die Person ist außerdem immer einer Organisation zugeordnet. Zu jeder Organisation können bis zu drei Adressen angelegt werden.

• Organisation 1 inkl. Adresse 1,2,3
  • Person 1
  • Person 2
• Organisation 2 inkl. Adresse 1,2,3
  • Person 1
  • Person 2
  • Person 3
• ….

Wenn Sie also mehrere Personen haben, die für die gleiche Organisation tätig sind müssen Sie die Stammdaten der Organisation inkl. Adressen nur einmal angeben.

3. Module

Das MD Adressbuch Team bekommt im kommenden Jahr drei Erweiterungen (nachfolgend “Module”) die den Funktionsumfang der Anwendung vergrößern.

• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) per Authentifizierungs-App Q1
• Mobile Modul - ermöglicht den Zugriff auf das MD Adressbuch Team via Android/iOS-App Q2
• Mandantenverwaltung - ermöglicht die übergeordnete Verwaltung von Mandanten Q3

4. Rollen und Rechte

Das MD Adressbuch Team verzichtet auf eine komplizierte Rechte- und Rollenstruktur. Konkret können Sie Ihren Benutzern folgende Rollen zuweisen:

• Administrator - hat Zugriff auf alle Programmfunktionen, kann die Anwendung in den Einstellungen vollumfänglich administrieren
• Mandanten-Administrator - Kann im Mandanten-Modul alle Kontakte oder wahlweise die eines gewählten Mandanten sehen
• Benutzer - kann Kontakte bearbeiten, hat aber nur teilweise Zugriff auf die admninistrativen Einstellungen
• Gast - darf Kontaktdaten einsehen, kann diese aber nicht ändern

5. Erstanmeldung

Die Zugangsdaten zu der Anwendung erhalten Sie per E-Mail. Das initiale Adminstratorpasswort bekommen Sie per SMS an die von Ihnen angegebene Mobilfunknummer. Öffnen Sie die in der E-Mail angegebenen Adresse in Ihrem Internetbrowser. Geben Sie die Zugangsdaten ein. Nach der Anmeldung sollte unbedingt das initiale Adminstratorpasswort geändert werden. Wie das genau funktioniert lesen Sie unter 14

6. Die Programmoberfläche

Die Programmoberfläche teilt sich grob in drei Bereiche:

1. Auf der linken Seite befindet sich das Hauptmenü
2. Rechts oben befindet sich die Infoleiste
3. Der große Bereich auf der rechten Seite ist die Hauptübersicht je nach gewähltem Menüpunkt

7. Die Startseite

Auf der Startseite laufen aktuelle kontaktbezogene Informationen von Ihrem Team zusammen. Dort werden Notizen angezeigt, die das Wiedervorlage Datum erreicht haben.

7.1 Notizen

Notizen werden in tabellarischer Form angezeigt. Mit einem Klick auf die Lupe rechts neben der Notiz können Sie den kompletten Inhalt einsehen. Über das Menü oben rechts können Sie eine Notiz als erledigt markieren oder auch komplett löschen. Wenn eine Notiz als erledigt markiert ist wird diese nicht mehr in der Tabelle angezeigt.

7.2 Kontaktinfo

Zu der aktiv auf der linken Seite ausgewählten Notiz werden auf der rechten Seite alle Informationen zum betreffenden Kontakt angezeigt. Über die drei Punkte oben rechts können Sie zu dem entsprechenden Kontakt in die Kontaktübersicht springen.

8. Arbeiten mit Kontakten

Bevor Sie anfangen mit Ihren Kontaktdaten zu arbeiten sollten Sie sich Gedanken über mögliche Gruppierungen machen. Über das Hauptmenü auf der linke Seite können Sie direkt in die Kontaktübersicht springen.

8.1 Die Kontaktübersicht

Die Kontaktübersicht ist der zentrale Punkt für die gesamte Arbeit mit Ihren Kontakten. Hier können Sie direkt Kontakte bearbeiten, Notizen anlegen, Kontakte sortieren und gruppieren und Daten exportieren. Je nach Profileinstellungen können Sie aus der Tabelle heraus direkt die verlinkten Aktionen nutzen:

• (Mobil)Telefonnummer - startet einen Anruf über eine verbundene Telefonanlage
• E-Mail Adresse - öffnet eine neue E-Mail über das Standard E-Mailprogramm
• URL - öffnet die angegebene Internetadresse in einem neuen Tab

Der Status der Kontaktübersicht (Sortierung, angezeigte Spalten, Anzahl der Datensätze) wird lokal auf Ihrem Browser gespeichert. Diese Ansicht wird gelöscht, wenn der Browsercache gelöscht wird. Über das Kontextmenü können Sie die Ansicht auch selber auf die Standardeinstellungen zurücksetzen.

8.1.1 Kontakte sortieren

Die serverseitige Sortierung der Daten erfolgt immer nach dem Nachnamen. Sie können mit einem Klick auf die Kopfzeile in der entsprechenden Spalte nach dieser aufsteigend sortieren. Wenn Sie nocheinmal auf die gleiche Zelle klicken wird die Spalte absteigend sortiert. Wenn Sie mit der rechten Maustaste in die Zelle klicken können Sie ebenfalls über das Kontextmenü sortieren oder die Sortierung zurücksetzen.

8.1.2 Kontakte gruppieren

Kontakte können Sie nach einem beliebigen Datenfeld gruppieren. Eine sinnvolle Gruppierung wäre z. B. nach der Firma, denn durch die Datenstruktur können mehrere Kontakte einer Firma zugeordnet werden. Ziehen Sie dazu per Drag&Drop den Spaltenkopf des Feldes der Organisation in den oberen Bereich. Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen Sie den Menüpunkt “Nach dieser Spalte gruppieren”. Über das Kontextmenü können auch alle Gruppierungen aufgehoben werden.

Die Gruppierung kann auch nach mehreren Feldern erfolgen. Wählen Sie dazu einfach weitere Felder für eine Gruppierung.

8.1.3 Spalten verschieben

Die Reihenfolge der Spalten kann per Drag&Drop geändert werden. Ausgenommen davon sind die Spalten ganz rechts mit den Aktionsbuttons.

8.1.4 Spaltenauswahl

Mit einem Rechtsklick auf eine Zeile in der Kontaktübersicht erreichen Sie das Kontextmenü. Wählen Sie unter Ansicht den Eintrag “Spaltenauswahl”. Es öffnet sich eine Übersicht aller Datenfelder und verfügbaren Buttons (Btn). Angezeigte Spalten sind mit einem Haken markiert. Wenn Sie weitere Felder hinzufügen möchten, markieren Sie diese mit einem Klick. Innerhalb der Spaltenauswahl können Sie nach Datenfeldern suchen. Neben Datenfeldern finden Sie in der Auswahl auch die verfügbaren Buttons. Die Button-Spalten werden in der Tabelle ganz rechts angezeigt - die Reihenfolge dieser Spalten ist festgelegt und kann nicht geändert werden.

8.2 Einen Kontakt anlegen

Um einen neuen Kontakt anzulegen klicken Sie auf das Plus-Symbol über der Tabelle. Durch die zugrunde liegende Datenstruktur müssen sie jetzt entscheiden, ob der Kontakt einer bestehenden Organisation zugeorndet werden soll, oder ob Sie eine neue Organisation anlegen möchten. Klicken Sie in diesem Fall auf “Neu”. Klicken Sie auf “Wählen”, wenn Sie den neuen Kontakt einer bereits bestehenden Organisation zuordnen wollen.

Im oberen Bereich der Eingabemaske sind die Datenfelder zur Person, im unteren Bereich die Datenfelder zur Organisation inkl. der drei zur Organisation gehörenden Adressen. Die Felder Nachname, Vorname und Name der Organisation sind Pflichtfelder. Nachdem Sie alle gewünschten Felder gefüllt haben klicken Sie auf “Speichern”.

8.3 Kontakte archivieren

Wählen Sie in der Übersicht einen oder mehrere Kontakte um diese zu archivieren. Klicken Sie dann auf das Mülleimer Symbol neben der Suche. Die Kontakte werden dann nach Rückfrage archiviert.

Über den Filter archivierte Kontakte können diese wieder sichtbar gemacht werden.

8.4 Kontaktbezogene Aktionen

Über das Kontextmenü und die Buttons rechts in der Tabelle können Sie kontaktbezogene Aktionen ausführen.

8.4.1 Die Infoseite

Die Infoseite zeigt alle ausgefüllten Felder zu einem Kontakt, sowie Notizen, Gruppenzuordnungen und die Historie. Über die Buttons haben Sie die Möglichkeit

• Anrufe zu starten
• Neue E-Mail’s über das Standard E-Mailprogramm zu schreiben
• Webadressen aufzurufen
• Adressen bei Google Maps anzuzeigen

8.4.2 Dokument generieren

Um Dokumente zu generieren müssen in den Einstellungen Word Dokumente als Vorlagen hinterlegt werden.

Für Word Dokumente können die folgenden Platzhalter genutzt werden:

Beschreibung	Platzhalter
Name*	${organisation_name}
Zusatz*	${organisation_additional}
Telefon*	${organisation_phone}
Fax*	${organisation_fax}
Mobil*	${organisation_mobile}
E-Mail*	${organisation_email}
Internet*	${organisation_url}
Bank*	${organisation_bank}
IBAN*	${organisation_iban}
BIC*	${organisation_bic}
Steuernummer*	${organisation_tax_number}
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer*	${organisation_sales_tax_number}
Definierbar 1*	${organisation_definably1}
Definierbar 2*	${organisation_definably2}
Definierbar 3*	${organisation_definably3}
Definierbar 4*	${organisation_definably4}
Definierbar 5*	${organisation_definably5}
Nachname	${individuals_surname}
Vorname	${individuals_firstname}
Anrede	${individuals_salutation}
Titel	${individuals_title}
Rolle	${individuals_role}
Geburtstag	${individuals_birthday}
Telefon 1	${individuals_phone1}
Telefon 2	${individuals_phone2}
Mobil 1	${individuals_mobile1}
Mobil 2	${individuals_mobile2}
E-Mail 1	${individuals_email1}
E-Mail 2	${individuals_email2}
Internet	${individuals_url}
Straße	${individuals_street}
Zusatz	${individuals_additional}
PLZ.	${individuals_zipcode}
Stadt	${individuals_city}
Land	${individuals_country}
Definierbar 1	${individuals_definably1}
Definierbar 2	${individuals_definably2}
Definierbar 3	${individuals_definably3}
Definierbar 4	${individuals_definably4}
Definierbar 5	${individuals_definably5}
Adresse 1 Straße*	${address1_street}
Adresse 1 Zusatz*	${address1_additional}
Adresse 1 PLZ.*	${address1_zipcode}
Adresse 1 Stadt*	${address1_city}
Adresse 1 Land*	${address1_country}
Adresse 2 Straße*	${address2_street}
Adresse 2 Zusatz*	${address2_additional}
Adresse 2 PLZ.*	${address2_zipcode}
Adresse 2 Stadt*	${address2_city}
Adresse 2 Land*	${address2_country}
Adresse 3 Straße*	${address3_street}
Adresse 3 Zusatz*	${address3_additional}
Adresse 3 PLZ.*	${address3_zipcode}
Adresse 3 Stadt*	${address3_city}
Adresse 3 Land*	${address3_country}

8.4.3 Notiz anlegen

Notizen werden immer kontaktbezogen angelegt. In jeder Notiz können Sie einen Titel und einen ausführlichen Text angeben. Wenn die Notiz zu einem bestimmten Datum auf der Startseite angezeigt werden soll setzen Sie das Datum für die Wiedervorlage. In der Notiz kann zudem ein Typ und eine Notizkategorie angegeben werden. Folgende Typen sind vordefiniert:

• Einfache Notiz
• Ausgehender Anruf
• Eingehender Anruf
• Ausgehende E-Mail
• Eingehende E-Mail
• Ausgehende Nachricht
• Eingehende Nachricht

8.4.4 Kontakt eingruppieren

Um einen Kontakt einzugruppieren klicken Sie im Kontextmenü auf den entsprechenden Eintrag, oder auf den entsprechenden Button ganz rechts in der Tabelle. Klicken Sie dann auf die entsprechenden Gruppen im Baum.

8.4.5 Kontakt bearbeiten

Wenn Sie einen Kontakt bearbeiten haben Sie die Möglichkeit die Person einer anderen Organisation zuzuordnen. Dies machen Sie, indem Sie auf den Button in dem Datenfeld zur Organisation klicken und anschließend eine Organisation auswählen. Alle anderen Felder können Sie einfach editieren. Wenn Sie auf Speichern klicken werden alle Daten gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

8.4.6 Export QR Code

Mit dem QR Code können Sie einen Kontakt schnell und unkompliziert direkt auf ein Mobiltelefon übertragen indem Sie den QR Code mit der Kamera scannen. Probieren Sie es gern hier einmal aus.

8.4.7 Export VCard

VCards können von verschiedenen Anwendungen verarbeitet werden. Wenn Sie auf den VCard Export im Kontextmenü klicken wird der Download direkt gestartet. VCards werden mit folgendem Dateinamen heruntergeladen: vorname_nachname.vcf. Eventuelle Sonderzeichen werden dabei ersetzt.

8.4.8 Export Zwischenablage

Mit dem Export in die Zwischenablage können Sie schnell die Daten zu einem Kontakt in einer andere Anwendung einfügen

8.5 Kontakte filtern

Um Kontakte zu filtern stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• Gruppenfilter - Setzt einen Filter über gewählte Gruppen
• Favoriten - Zeigt alle Kontakte, die von Ihnen als Favorit markiert wurden
• Gewählte Kontakte - Setzt einen Filter über alle Kontakte, die Sie in der Tabelle ausgewählt haben (Haken in der ersten Spalte gesetzt)
• Archiv - Zeigt alle archivierten Kontakte

Ist ein Filter gesetzt wird der Button für die Filterung grün markiert. Um die Filterung zurückzusetzen klicken Sie auf den Button für die Filterung und wählen Sie dort den Eintrag “Filter zurücksetzen”.

8.6 Die Suche

Sobald Sie das erste Zeichen in die Suche eingeben wird diese ausgelöst und mit jeder weiteren Eingabe fortgeführt. Die Suche findet auch Einträge in Feldern, die ausgeblendet sind - bei sichtbaren Feldern wird der Suchtext farbig interlegt. Zum Löschen der Suche können Sie auf das x klicken.

8.7 Kontaktdaten exportieren

Mehrere Datensätze können als PDF- oder Excel-Datei gespeichert werden. Klicken Sie dazu auf den Export-Button oberhalb der Tabelle und wählen Sie eine der Möglichkeiten:

• Alle Daten nach Excel exportieren
• Ausgewählte Daten nach Excel exportieren
• Alle Daten als PDF exportieren
• Ausgewählte Daten als PDF exportieren

Beim Export wird die Formatierung, Gruppierung und Filterung beibehalten. Es werden außerdem nur sichtbare Datenfelder exportiert.

Die gleiche Ansicht als Excel-Datei:

Die gleiche Ansicht als PDF-Dokument:

11. Einstellungen

Die Einstellungen sind nur für administrative Benutzer zu ändern. Die Einstellungen haben ein eigenen DropDown Eintrag auf der linken Seite im Menü

11.1 Anwendung

In den allgemeinen Anwendungseinstellungen können Sie die Stammdaten zur Organisation, die Gruppen und die Notizkategorien eintragen.

11.1.1 Organisation

Hier geben Sie bitte die Stammdaten zu Ihrer Organisation ein. Diese werden zukünftig bei der Generierung von Dokumenten genutzt. Bitte geben Sie hier außerdem die Daten eines SMTP-Zugangs für den Versand von E-Mails an.

11.1.2 Gruppen

Um eine Gruppe anzulegen klicken Sie auf den Button unter der Auswahlbox und geben Sie dann den Namen der Gruppe an. Ist in der Auswahlbox eine Gruppe gewählt wird die neue Gruppe als Untergruppe angehangen, ansonsten wird sie auf der obersten Ebene erstellt.

11.1.3 Notizkategorien

Notizkategorien sind in den Notizen wählbar und können frei definiert werden. Um eine Kategorie anzulegen klicken Sie auf den Button Hinzufügen. Wenn Sie eine Notiz löschen möchten, wählen Sie diese in der Auswahlbox und klicken Sie dann auf entfernen. Die Notizkategorie wird gelöscht und aus allen Notizen entfernt, denen die Kategorie zugeordnet ist.

11.2 Benutzer

In der Benutzerverwaltung administrieren Sie die Zugänge für alle, die Zugriff auf das MD Adressbuch Team erhalten sollen. Um einen Benutzer anzulegen müssen mindestens folgende Pflichtfelder angegeben werden: Nachname, Vorname, E-Mail, Rolle und Passwort. Das Feld Rolle ist mit Benutzer vorbelegt. Weitere Vorbelegungen sind Zeitzone (Europe/Berlin) und Sprache (Deutsch). Wenn Sie Einträge bearbeiten ist das Feld Passwort kein Pflichtfeld mehr.

Der administrative Benutzer (administrator@mdadressbuch.team) kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Dieser zählt ebenfalls nicht gegen die Anzahl der Benutzer von Ihrer Lizenz.

11.2.1 Initiales Adminstratorpasswort

Nach der Erstanmeldung sollte umgehend das ininitiale Adminstratorpasswort geändert werden. Klicken Sie dazu in der entsprechenden Zeile auf das Stiftsymbol Anschließend geben Sie das bisherige und das neue Passwort ind die entsprechenden Felder ein.

11.3 Import

Die Standard Excel Datei für den Import finden Sie im Programmordner. Diese Datei gibt Ihnen die Möglichkeit Kontakte inklusive Gruppenstrukturen bis zur dritten Ebene zu importieren. Bitte beachten Sie unbedingt, dass eine Zuordnung zu Organisation und Gruppen nur vorgenommen werden kann, wenn die Schreibweise der entsprechenden Daten konsistent ist. Gruppen in der dritten Ebene können nur importiert werden, wenn die anderen beiden Ebenen ebenfalls ausgefüllt sind. Beim Import wird zudem die erste Zeile der Excel Datei ignoriert. Die Überschriften sollten also nicht gelöscht werden. Nachfolgend sehen Sie eine Beschreibung der Spalten:

Spalte	Überschrift	Datenfeld
A	organisation_name	Name*
B	organisation_additional	Zusatz*
C	organisation_phone	Telefon*
D	organisation_fax	Fax*
E	organisation_mobile	Mobil*
F	organisation_email	E-Mail*
G	organisation_url	Internet*
H	organisation_bank	Bank*
I	organisation_iban	IBAN*
J	organisation_bic	BIC*
K	organisation_tax_number	Steuernummer*
L	organisation_sales_tax_number	Umsatzsteuer-Identifikationsnummer*
M	organisation_definably1	Definierbar 1*
N	organisation_definably2	Definierbar 2*
O	organisation_definably3	Definierbar 3*
P	organisation_definably4	Definierbar 4*
Q	organisation_definably5	Definierbar 5*
R	address1_street	Adresse 1 Straße*
S	address1_additional	Adresse 1 Zusatz*
T	address1_zipcode	Adresse 1 PLZ.*
U	address1_city	Adresse 1 Stadt*
V	address1_country	Adresse 1 Land*
W	address2_street	Adresse 2 Straße*
X	address2_additional	Adresse 2 Zusatz*
Y	address2_zipcode	Adresse 2 PLZ.*
Z	address2_city	Adresse 2 Stadt*
AA	address2_country	Adresse 2 Land*
AB	address3_street	Adresse 3 Straße*
AC	address3_additional	Adresse 3 Zusatz*
AD	address3_zipcode	Adresse 3 PLZ.*
AE	address3_city	Adresse 3 Stadt*
AF	address3_country	Adresse 3 Land*
AG	individual_surname	Nachname
AH	individual_firstname	Vorname
AI	individual_salutation	Anrede
AJ	individual_title	Titel
AK	individual_role	Rolle
AL	individual_birthday	Geburtstag
AM	individual_phone1	Telefon 1
AN	individual_phone2	Telefon 2
AO	individual_mobile1	Mobil 1
AP	individual_mobile2	Mobil 2
AQ	individual_email1	E-Mail 1
AR	individual_email2	E-Mail 2
AS	individual_url	Internet
AT	individual_street	Straße
AU	individual_additional	Zusatz
AV	individual_zipcode	PLZ.
AW	individual_city	Stadt
AX	individual_country	Land
AY	individual_definably1	Definierbar 1
AZ	individual_definably2	Definierbar 2
BA	individual_definably3	Definierbar 3
BB	individual_definably4	Definierbar 4
BC	individual_definably5	Definierbar 5

*Daten Organisation

11.4 Labels

Alle Bezeichner (Labels) können im MD Adressbuch Team flexibel und systemweit angepasst werden. Dazu gehören die Bezeichner für die insgesamt 10 definierbaren Felder, aber auch alle anderen Bezeichner. Wenn für Sie die Bezeichnung “Organisation” z. B. nicht passt benennen Sie es gerne in “Firma” oder “Company” um. Alle Bezeichner sind sprachbezogen. Folgende Sprachen stehen in der Anwendung zur Verfügung:

• Deutsch
• Englisch
• Spanisch
• Französisch

11.5 Sicherungen

Folgende Sicherungen werden vom MD Adressbuch Team automatisiert erstellt:

• Tägliche Sicherung
• Persistente wöchentliche Sicherung

Über den Download-Button können Sie die Sicherungen herunterladen. Als Kunde sind Sie für die Aufbewahrung der Sicherungen außerhalb der Anwendung verantwortlich!

11.6 Vorlagen

In der Vorlagenverwaltung können Sie Vorlagen anlegen und bearbeiten. Eine Vorlage besteht immer aus einer Word-Datei (docx) und dem Titel. Dieser wird bei der Generierung eines Dokuments in der Auswahl angezeigt. Sie können außerdem eine Beschreibung hinzufügen.

12. Hilfe und Support

Wenn Sie in der Dokumentation keine Antwort auf Ihre Frage gefunden haben kontaktieren Sie uns direkt über unser Ticketsystem. Das Ticketsystem erreichen Sie über das Benutzerportal. Über das Benutzerportal haben Sie außerdem die Möglichkeit einen Remote-Support Termin zu vereinbaren.

13. Kontaktadresse

Stefan Göppert Softwareentwicklung
Höltene Klinke 89
48653 Coesfeld
Tel.: +49 2541 8475530
WhatsApp und SMS: +49 159 03794036
E-Mail: [support@mdadressbuch.de]
Web: [https://www.mdadressbuch.de]

14. Rechtliche Hinweise

Alle in dieser Dokumentation und im Programm verwendeten Grafiken sind urheberrechtlich geschützt. Eine unerlaubte Verfielfältigung oder Weiterverwendung außerhalb von Programm oder Dokumentation ist verboten.

Alle in diesem Handbuch sichbaren persönlichen Daten auf den Abbildungen sind nicht real und wurden automatisiert generiert.